商品流通企业为了对购进的商品加强管理，正确组织商品购进业务的核算，必须建立有效的内部业务管理控制制度（业务流程），并健全进货凭证。在商品购进业务发生过程中，每个业务环节都必须正确填制凭证，认真审核凭证，并且要按照规定的传递程序将凭证送交至有关部门或人员办理相关业务手续。

商品流通企业采用发货制或送货制的交货方式时，自营商品的购进业务流程主要包括下列环节：

（1）由负责商品销售的柜组（或部门）工作人员根据商品的缺货情况手工填制请购单，经柜组（或部门）主管人员复核后交给采购部门。

（2）采购部门收到请购单后，在核实了货物的规格、数量和厂商等信息的前提下，由负责采购该种商品的人员填制连续编号的订购单，订购单正联应送交供应商，副联则送至验收部门和编制请购单的部门。如果需要变更供应商，必须得到采购部门负责人确认后，重新签订购销合同。

（3）有效的订购单代表企业已授权验收部门接收供应商发运来的商品。验收部门首先应核对所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品品名、数量、到货时间等，然后盘点商品并检查商品有无损坏。验收后，验收部门应填制一式多联、预先编号的验收单。商品流通企业可以设置专门的验收部门，也可以由负责商品销售的柜组（或部门）工作人员进行验收。

（4）如果商品需要入库存放，则需要由仓库保管人员填制入库单或在验收单的副联上签收。

（5）采购部门在商品验收入库结束后，将整理齐全的原始凭证（包括购货合同）传递给财务部门，由财务部门进行审核后办理结算业务并登记库存商品、应付账款等账簿。如果采取发货制的交货方式，财务部门则应在商品验收入库前、收到发运凭单（或购货发票）等凭证时登记相应账簿。

（6）由于多数商品流通企业是定期与供应商办理结算手续的，购货业务的结算过程总是相对滞后，这就要求购销双方以及本单位的采购部门与财务部门应进行定期对账。

在提货制交货方式下，供应商根据购货单位采购部门的订货单填写提货单，提货单交采购人员审核无误后，购货方先持提货单到财务部门办理结算并收取结算单据，后到供应商指定的仓库提取货物。在这种方式下，结算业务一般与采购业务同时完成，采购业务和验收业务也是同时完成的。