采购业务内部控制的关键控制点有哪些?

1. 采购计划环节关键控制点

采购计划是指企业根据需要运用科学的方法对采购活动进行提前安排与部署。在此环节,企业首先要对各个需求部门的购买需要进行严格的审批,明确相关人员的审批权限,防止越级审批、审批手续不完善或未经审批即进行采购的行为的发生。其次,严格执行采购预算是采购计划环节内部控制的重要一环。具有请购权的部门对预算内的采购项目,应当严格按照预算执行进度办理相关的请购手续。对一些预算外的、根据市场变化适时调整的采购申请,企业应当及时调整采购计划,经过严格的审批后,再行办理请购手续。在采购计划环节,不相容岗位应当分离,如绝对不能由一人兼任采购请购与审批两个岗位,以防止内部控制失效。

2. 供应商管理环节关键控制点

供应商管理是指企业建立供应商准入机制以及供应商信息管理系统,对供应商资信状况、供货条件等进行实时的管理和监督。供应商管理的科学性在很大程度上影响着企业采购的成本和质量。对于一些大型的钢铁企业,供应商的管理问题甚至涉及国外的供应商。可以说,该环节是采购业务的关键所在,同时也是舞弊风险的高发环节。在供应商的准入环节,企业应当建立完善的供应商选择及管理机制。如果供应商的选择程序不规范、选择标准不科学,则可能会造成所选的供应商不符合企业的要求,产品的质量、价格、交货及时性等得不到保障,采购物资质次价高,采购环节发生舞弊等一系列问题。所以,企业应当对供应商的准入实施严格的审批,建立科学的评估和准入制度,确定合格的供应商清单。此外,需要及时地沟通供应商的信息,企业要建立供应商信息管理系统,对供应商交货及时性、产品质量和价格、供应商资信情况进行实时的管理和评价。同时,企业还需要严格遵守不相容岗位的职责分离原则,比如应当分离调查和最终确定供应商这两个岗位的职责,以保障不同岗位的人员可以相互制约和监督,从而控制企业风险。

3. 采购实施过程环节关键控制点

采购实施过程环节包括企业根据市场情况及采购计划选择采购方式、确定采购价格、签订采购合同、进行检验入库这几个环节。采购实施过程环节涉及的风险较多,也涉及多个关键控制点。首先,在采购方式的选择方面,所选择的采购方式不科学、采购的招投标机制不合理、采购过程没有经过恰当的授权与审批等问题都可能导致不合理、不科学的采购活动的发生。其次,与供应商签订的框架协议或者合同出现问题可能会导致采购不畅。若签订的合同没有经过严格的逐级审批或者授权,合同对方的主体资格、履约能力未达到企业要求,合同的内容出现重大的错误、疏忽或欺诈,都会导致企业的合法权益遭受侵害,并进一步对企业的正常生产经营造成影响。最后,若采购的验收不规范,采购物资未达到企业要求就验收入库,会影响企业的正常生产,给企业带来采购物资损失、信用损失和资金损失。如果相关采购物资不能够及时地收取或入库,会对企业的生产进度造成影响。面对这些风险,企业首先应当严格执行审批程序,必须使采购活动在授权下执行。其次,不相容岗位要做到职责分离,如验收与入库岗位分离、采购合同的拟订与审批岗位分离等。最后,企业还要对采购活动进行相应的监督和评价。

4. 采购付款环节关键控制点

采购付款环节是指企业将货款支付给供应商并且在财务系统上进行记录的过程。付款会出现货已到款后付、款已收货未收等情况。该环节的风险点有:企业付款审核流程不合规、所采用的支付方式不合理、对付款金额的控制不到位和没有与供应商及时对账等。这些都可能导致企业资金损失或者信用受损。预付账款未能真实、准确、完整记录在恰当的会计期间可能导致企业采购成本不能及时如实反映,给企业带来物资和资金损失。在采购付款的过程中,如果相关的经济活动不能及时入账,会影响到企业会计信息的完整准确。若不能够及时科学地支付应付供应商的款项,可能会对企业的信用和形象造成影响,导致企业无法享受相关的信用红利。

企业应当采取相应的控制措施以有效防范这些风险,如:建立复核程序,对相关凭证进行复核查验;建立对账程序,定期与供应商进行及时对账;在付款时执行严格的审批,付款时由相应层级权限的领导进行签字等。

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