2 会计记录错误的查找方法

在日常的会计核算中，发生会计记录错误的现象时有发生。应根据产生错误的具体情况，分析可能产生差错的原因，采取相应的查找方法，便于缩短查找错误的时间，减少工作量。

查找会计记录错误的方法有很多，现将常用的几种方法介绍如下。

（一）顺查法（亦称正查法）

顺查法是按照账务处理的顺序，从凭证、账簿到会计报表进行查找的一种方法。即首先检查记账凭证是否正确，然后将记账凭证、原始凭证同有关账簿记录一笔一笔地进行核对，最后检查有关账户的发生额和余额。这种检查方法可以帮助会计人员发现重记、漏记、错记科目及金额等，其优点是不易遗漏，缺点是工作量大、时间长。所以在实际工作中，一般在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法。

（二）逆查法（亦称反查法）

逆查法与顺查法相反，是按照与账务处理相反的顺序，即从会计报表、账簿到凭证的顺序进行查找的一种方法。即先检查各有关账户的余额是否正确，然后将有关账簿按照记录的顺序由后向前同有关记账凭证或原始凭证进行逐笔核对，最后检查有关记账凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法的相同，多用于后期产生差错的可能性较大的情形。

（三）抽查法

抽查法是对整个账簿记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法。当出现差错时，会计人员可根据具体情况分段、重点查找，将某一部分账簿记录同有关的记账凭证或原始凭证进行核对，还可以根据差错的具体情况有针对性地查找。例如，如果差错在角位、分位，只要查找元以下尾数即可；如果差错在整数的千位、万位，只需查找千位、万位数即可。这种方法的优点是查找范围小，可以节省时间，减少工作量。

（四）偶合法

偶合法是根据账簿记录差错中经常性的规律，推测与差错有关的记录而进行查找的一种方法。这种方法主要适用于漏记、重记、记反、错记的查找。

1.漏记的查找

（1）总账漏记。在试算平衡时，总账借贷双方发生额不平衡，出现差额；在总账与明细账核对时，发现某一总账所属明细账的借（或贷）方发生额合计数大于总账的借（或贷）方发生额，即出现一个差额，这一差额正好等于上一差额；同时，在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额。这说明总账的借（或贷）方漏记，借方或贷方哪一方的数额小，漏记就在哪一方。

（2）明细账漏记。总账已经试算平衡，但在进行总账与明细账核对时，发现某一总账借（或贷）方发生额大于其所属各明细账借（或贷）方发生额之和。这说明明细账可能漏记，可对该明细账的有关凭证进行查对。

（3）凭证漏记。如果整张的记账凭证漏记，则没有明显的错误特征，只有通过顺查法或逆查法逐笔查找。

2.重记的查找

（1）总账重记。在试算平衡时，总账借贷双方发生额不平衡，出现差额；在总账与明细账核对时，发现某一总账所属明细账的借（或贷）方发生额合计数小于总账的借（或贷）方发生额，即出现一个差额，这一差额正好等于上一差额；同时，在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额记录。这说明总账借（或贷）方重记。借方或贷方哪一方的数额大，重记就在哪一方。

（2）明细账重记。总账已经试算平衡，但在进行总账与明细账核对时，发现某一总账借（或贷）方发生额小于其所属明细账借（或贷）方发生额之和。这说明明细账可能重记，可对与该明细账有关的记账凭证进行查对。

（3）如果整张的记账凭证重记，则没有明显的错误特征，只能用顺查法或逆查法进行逐笔查找。

3.记反的查找

记反是指在记账时把发生额的方向弄错，将借方发生额记入贷方，或者将贷方发生额记入借方。

（1）总账记反。总账记反，则在试算平衡时发现借贷双方发生额不平衡，出现差额。这个差额是偶数，能被2整除，所得的商数在账簿上有记录。借方或贷方哪一方的数额大，就反记在哪一方。

（2）明细账记反。明细账记反，而总账记录正确，则总账发生额试算是正确的，可用总账与明细账核对的方法进行查找。

4.错记的查找

在实际工作中，错记是指把数字写错的情况，常见的情形如下。

（1）数字错位。数字错位指应记的位数前移或后移，即小记大或大记小，如把千位数记成了百位数（大变小），或把百位数记成了千位数（小变大）。例如，把1600记成了160（大变小），把2.43记成了243（小变大）等。

如果是大变小，在试算平衡或者总账与明细账核对时，正确数字与错误数字的差额是一个正数。这个差额除以9后所得的商与账上错误的数额正好相等。查账时可以遵循：差额除以9，所得的商恰是账上的数，则可能是数字错位，错误是大变小。

如果是小变大，在试算平衡或者总账与明细账核对时，正确数字与错误数字的差额是一个负数。这个差额除以9后所得的商再乘以10，得到的绝对数与账上错误的数额恰好相等。查账时应遵循：差额负数除以9，所得的商乘以10的数，在账上可以被查到，则可能是数字错位，错误是小变大。

（2）数字互换位置。数字互换位置是在登记账簿过程中数字交换位置的情况。对于数字互换位置错误的查找，会计人员可根据形成的差额，分别确定查找方法，查找时不仅要查找发生额，同时也要查找余额。一般情况下，数字互换位置而形成的差额有以下几种情况。

①邻数颠倒。邻数颠倒是指在登记账簿时把相邻的两个数字互换了位置，如把43错记成34，或把34错记成43。

如果前大后小颠倒为前小后大，则在试算平衡时，正确数与错误数的差额是一个正数，这个差额除以9后所得的商中的有效数字正好与相邻颠倒两数的差额相等，并且不大于9。可以根据这个特征在差值相同的两个邻数范围内查找。如果前小后大颠倒为前大后小，在试算平衡或者总账与明细账核算时，正确数与错误数的差额是一个负数，其他特征同上。在上述情况下，应遵循：差额能被9整除且有效数字不超过9，则可能是记账数颠倒了，应根据差值查找。

例如，应收账款的总账科目余额合计数应为881.34，而明细账合计数为944.34，两者不等。

查找步骤如下。

第一，求正确数与错误数的差额：881.34-944.34=-63。

第二，判断差额是否能被9整除。差值63，正好能被9整除（63÷9=7）。

第三，求差值系数：-63/9=-7。

第四，在错误表中查找有无相邻两数相差为7的数字。差值系数为负值时，查前大后小；反之，查前小后大。经查，该表中第4行81.08中的8-1=7前大后小，可以判断为属于数字倒置的错误，即可能是18.08误写为了81.08。

第五，将第4行按18.08更正，重新加总，其合计数则为881.34与总账一致。

②隔位数字倒置。如将425记成524、701记成107等，这种倒置所产生的差额的有效数字是三位以上，而且中间数字是9，差额以9除所得的商是两位相同的数，如22、33、44等。商数中的一个数又正好是两个隔位倒置数字之差，如802误记成208元，差额是594，以9除之则商数为66，两个倒置数8与2的差也是6。于是，可采用就近邻位数字倒置差错的查找方法去查找账簿记录中百位和个位两数之差为6的数字，即600与006、701与107、802与208、903与309四组数。这样便可查到隔位数字倒置差错。

采用上述方法时，要注意：一是正确选择作为对比标准的基数；二是保证对比指标口径的可比性；三是同时分析相对数和绝对数的变化，并计算其对总量的影响。

会计人员在日常填制会计凭证和登记账簿过程中，可能出现一些差错，切忌生搬硬套，要从具体的实际工作出发，灵活运用查找的方法，有时还要几种方法结合起来运用，反复核实，得出正确的结果。