内部审计人员应该具备怎样的思维

心有多大,舞台就有多大,思维的高度,决定行动的高度,审计人员该具有什么样的思维方式、思维模式呢?

一、设身处地,实事求是

在审计中,我们常会发现,很多人常常拿着书本上的条条框框去和被审对象的内控制度、流程、运营情况进行强行比对,完全不考虑被审计对象的实际情况,结果找出的问题不是真正的问题,提出的建议也缺乏可操作性。因此,我们在审计时,应从被审计对象的实际情况出发,考虑被审对象的业务特点,这样你才有可能找到存在的真正问题,而不是“纸上谈兵”。切忌用一套通用的程序应对所有公司。例如,审计一家合资公司和审计一家全资子公司就是完全不一样的,其关注的点不一样。以合资公司为例,参股和控股的又不一样。如果是参股的,你可能就需要更多地注意我方的股东权益是否受到侵犯,利润分配是否存在不公、是否承担了不必要的成本,我方应享有的股东权利有没有充分实施;如果是控股的合资公司,你要关注的地方又不一样了,此时,你关注的可能就是,需要对方确认的成本、费用是否按规定让对方签字、确认了,成本、费用的分摊是否不够透明,是否会引起对方的误解等。其角度是完全不一样的。

案例:2-1

这里和大家分享一个故事。某集团公司一位内审人员刚进公司不久,即被安排对集团下属公司进行审计,该审计人员领到任务后,就按照计划对下面公司开始了年度例行审计。因为集团公司的业务类型都是同质的,随着审计的项目越做越多,该审计人员对业务也越来越熟悉,慢慢感到驾轻就熟,于是到每家公司几乎都用一样的套路。在年底的时候,他去了一家外地的合资公司做审计,那家公司的负责人自始至终都表现得很热情,审计过程中也没遇到任何阻力,一切都很愉快地进行着。在最后一天的沟通会上,被审计单位的一位部门负责人突然问了一个问题:“我们这家公司是和另一家公司合资的,我们在业务处理上,是否会存在合资对象不认可的地方?”这名审计人员听完后,一下就“懵了”,心里暗想,“怎么办,从来都没考虑过这个问题啊?”于是只好强作镇静地说了一些套话想要搪塞一下,结果引发被审计方的发难,时间在这一刻凝固了。如果是你,你怎么办?

当然,这里不是要求审计人员为了刻意迎合被审对象的态度、观点,而放弃应有的判断原则。在审计中,有时你提出某些问题时,对方会给出一堆的理由,这时,你首先需要考虑,这些理由是否是真正的理由,这些理由是否合理,同时需要对问题本身进行评估,这个问题如果不改会产生什么样的影响,目前是否已经出现严重的问题,这个问题他们是否可以解决等。

二、站得高,才能看得远

牛顿说过,他是站在巨人的肩膀上看世界,作为一名内审人员,我们也应当尽量爬得高点,看得远点,除了低头走路,还要抬头看天。经常有些内审人员在分配好自己应负责的业务模块后,拿着制度、流程,奔着资料就去了。整个审计过程,可以说是“两耳不闻窗外事、一心只读圣贤书”的状态。不可否认,这样也是可以发现问题的,但这样真的好吗?常常会有内审人员在审计结束后,才发现原来自己所负责的模块中有这么多的业务类型,而自己在审计结束会议召开之前竟然都一无所知。

还有的内审人员在审计时,只是一味关注业务本身,例如审计采购就只看采购的资料,其余一概不管。你让他注意公司的业务形态、经营情况、公司所处的生命周期时,他会告诉你,这些与他的审计业务循环无关,你说的这些信息太大了,这些信息只有在写报告对公司的概况进行介绍时才会用上,他又不负责写报告,这是项目经理的事,和他无关,他只要负责好自己的一亩三分地就好了。你觉得呢?你是不是也有这样的感觉?下面看一个案例。

案例:2-2

甲乙两个内审人员都在进行采购审计,审计期间是2013年1月—2016年12月。甲在拿到了公司的采购制度后就开始进行抽样,抽样中发现在2013年1月—2014年5月期间,有很多采购没有按规定进行三家比价、没有进行招投标,这时,甲很兴奋,因为甲觉得发现问题了,而且问题很严重。你是不是也是这样想的?再来看看乙的做法,乙除了参考相应的制度外,还与公司的管理层进行了访谈,了解到公司的筹建期是2013年 1月—2014年5月,相关的制度、流程是在之后才逐步完善起来的。这是一家非上市民营企业,公司的大老板在筹建期一直坐镇公司,所有的采购项目都是大老板一手经办的,当你知道这些信息时,你会怎么做?你可能需要通过其他渠道核实管理层给你的信息是否正确。假设你得到的信息是真的,那么,你在选样的时候重点可能就不是筹建期的样本了,你可能只需选择少量的样本,再次进行验证,是否确实有大老板签字认可。当然我们不能排除在筹建期也有一些漏网之鱼,可能会出现一些不是大老板经手的事项,所以需要对之前的信息进行验证,如果你验证完发现没有问题后,你的重点就会向筹建期以后的采购事项偏移。同时,对于筹建期中发现的那些无三家比价资料,但有大老板直接签字的《采购订单》,可能产生的风险就没那么大。如果甲在最后的问题沟通时才发现这个背景,是不是很郁闷,是不是会觉得白做了?

案例:2-3

还是上面这个采购案例,我们再换一个背景,同样是无三家比价、无招投标资料,也是大老板一手包办的,但公司的股东不是大东板一人,是合资公司或是采购事项中用到了国家的扶持资金,这时候,可能这些就是比较重要的问题了。公司的做法可能因为不透明、缺乏公平、公正的比选,而无法得到对方的认可;对于使用国家资金的项目,可能会采用违背国家相应的招标办法,这样背景一换,审计的关注点就发生了 改变。

三、细节决定成败,好奇不一定会害死猫

我们在审计时,可能会只专注于样本自身的合规性,而忽略了很多细节。比如,我们在审核付款凭证时,可能看了审批、合同、发票、签收等,觉得都符合规定,但是在检查凭证的过程中,在某些付款单上出现了一些相同的符号,并具有一定的规律。你会注意这些符号吗?你会想知道这些符号有什么含义吗?

案例:2-4

笔者就曾遇到过一个真实案例,某位前辈在审计时,发现了一些奇怪的符号,于是产生了怀疑,但同行的人员都说这个没什么的,说她多想了,但最后结果是什么呢?在这位前辈的坚持下,被审单位以为事情败露了,然后乖乖束手就擒,承认这是变相发给员工的福利。再比如,你在做采购审计时,无意中发现仓库外面堆了一堆物资,很多天都没人管,你会怎么想?“这个和我无关?”可能很多人都有这种想法。但如果你主动去问下,多一点好奇心,可能会有人告诉你,这些东西是决策失误,买来了,没有人愿意用,仓库又没有空余的地方,所以就堆在外面了。当你听到这些时,你会不会很激动?保持一颗好奇的心,不要认为存在就是合理的。

四、审计除了发现问题,还有诗和远方

因为发现问题而激动不已,因为没有找到问题而灰头土脸、萎靡不振,在心中深深地认为审计就是发现问题,这样的思路不能说错,毕竟很多时候,部门领导对你工作的认可,管理层对内审工作的评价,常常也是以是否发现问题,发现问题的多少来考量的。我们应该也要理解,部门的负责人、分管的领导、公司的管理层不可能全方位地参与到你的工作中,而问题的有无、多少是最直观的反映。对于内审人员来说,发现问题确实很重要,但我们也应该开阔眼界,承认被审对象做得好的地方,审计报告中不应只有问题,还应有优秀样本的展示,尤其是在一家集团公司中,总会有一些公司在某一方面做得特别好,是可以让别的公司借鉴的,审计也应当考虑进行这些正能量的传播。而且,在审计中,也常常会听到被审对象埋怨,“你们总是说我们做得不好,但我们的努力,我们做得好的地方,你们绝口不提”。因此,有时,我们被对方认作是“找茬的”也不为过。

从管理的角度来说,管理有正向激励和反向激励,适当的奖励,也会让被审对象更容易接纳审计人员,更愿意去积极改进。我们应当明白,审计的目的并不是发现问题,发现问题只是手段,重要的是促进管理的提升,进行有效的良性循环。大家再来回顾一下这个定义,“内部审计是一项独立的、客观的确认和咨询活动,目的是改进单位的工作质量和提高效益”。我们常说增值很难,其实,有时候做起来也很简单。当然,作为内审人员,也需要向管理层输送这样的理念。

五、不要陷入合规的死循环

在审计过程中,有些审计人员一味地关注合规,尤其是一些初入审计的小伙伴们。结果,同样的资料、同样的信息自己看一点问题没有,换一个人来看,就会发现很多问题。为什么?我们可以先问下自己:“合规,就是一切吗?”下面看一个小案例。

案例:2-5

某集团规定50万元以上的采购项目必须招投标,你到下属公司审计时,发现审计期间有很多采购项目,但是没有一笔进行公开招投标,检查后发现确实没有单笔超过50万元的情况,你觉得这个流程就结束了。但是,你有没有想过,是不是发生了化整为零的情况?是不是有同一类型的物品采购的时间很近,供应商一致,这些加在一起金额远远超过50万元?你有没有想过,50万元的金额对于这家公司合适吗?可能这家公司发生50万元采购的概率几乎为零,但是有20%的采购是在30万~40万元区间的,那么,这项制度合理吗?

案例:2-6

所有资金的付款都需要总经理批示,公司一个月下来有上万笔的付款,你觉得这样合理吗?这样做,是不是耗费了总经理很大的精力?公司花高薪聘请的总经理,是不是应该把更多的精力放在能为公司创造更多价值的地方上?是不是可以进行合理的授权?我们常常一提到增值就觉得很难,但很多时候,一个小小的改变,就能带来增值。

六、先小人、后君子

作为一名审计人员,笔者觉得在审计前,应当先将对方假定为“嫌疑犯”,然后去证明你的怀疑不成立,帮对方洗脱罪名,而不是先假定对方为“好人”。我们需要证明他不是“坏人”。审计人员需要持有怀疑一切的态度。凡事先疑后信。我们应当清楚地意识到,在我们遇到的被审计对象中,有对你坦诚相见的,也有对你心存欺骗的,因此,对于听到的、看到的,都要多问几个为什么。眼见未必为实,耳听也未必为虚。应当用事实说话,用证据说话,要学会从不同的角度进行多方验证。不要用“别人说”“据说”“应该”等不确定的词语,作为你对问题检查的答案。牢牢记住,在你获得充分证据之前,都不应轻易地认为对方给你的信息是正确的。用专业术语说,这叫审慎性。

七、学会假设,事半功倍

审计的工作时间相对于被审计期间终归是短暂的,你用一周、两周或是一个月的时间(这已经很长了),对一家陌生的企业至少一年的经营情况进行审计,其实是一个很大的挑战。同时,一般审计都会先发审计通知书,给对方一个准备的时间,通常对方都会好好利用这段时间,精心准备一番,你到了现场后,在时间过去一半的时候还没发现问题,肯定会着急,因为你要交答卷给老板啊。因此,在审计前,我们应该先对公司的情况有个摸底,例如制度、流程、基本情况、业务数据等,摸完底后,你要做一项工作,就是假设。假设什么?假设哪里容易出现问题,哪里可能会有问题。带着问题,去访谈,去抽样,去验证,然后,在审计过程中,根据掌握的情况,再提出新的假设。这样,就有助于你在较短的时间里发现问题,找到企业可能存在的风险。

八、逻辑思维很重要

审计工作中,会遇到大量的数据和信息,对于这些数据和信息,审计人员必须要有一定的逻辑思维能力、分析能力,你需要从这些信息中找到漏洞,找到其中不合理的地方。同时,对于发现的问题,你需要抽丝剥茧,透过现象看本质。例如,你去访谈采购人员A,你问他平时你们采购时,有没有人去复核仓库里是否有库存,A告诉你,相应的采购人员会去复核,但是你在检查仓库库存时,发现好多材料都超过了安全库存,这时你就要想到,之前采购说的可能不是真的,可能有问题。

九、游戏化心态,阿Q精神

最近比较流行游戏化这个理念,我觉得挺适合审计人的,我们应该秉持一个游戏化的心态,每做一次审计就当是打一个BOSS,每遇到一次困难就当是一次练级,每获得一次成功就能帮我们get一个新技能,总有一天,我们也能成为BOSS。

小贴士

一个好的审计人员需要德、智、体、美、劳全面发展,良好的职业操守,勤勉的态度,质疑的精神,好奇的眼神,强大的心态,强健的体魄缺一不可。智商可以一般,但情商一定不能低,这是一项需要不断与人互动的工作。让我们一起打怪升级吧!

版权声明:本篇文章(包括图片)来自网络,由程序自动采集,著作权(版权)归原作者所有,如有侵权联系我们删除,联系方式(QQ:452038415)。http://www.kjxtt.com/277.html
返回顶部