会计档案管理的要求

为了加强会计档案管理, 财政部和国家档案局于1984年6月1日联合颁布了 《会计档案办法》, 这一文件统一了全国会计档案的管理制度, 划清了会计档案与其他档案的界限, 明确了会计部门与档案管理部门的分工协作关系, 确定了会计档案的保管期限和销毁办法。 各单位必须遵照 《会计档案办法》 的有关规定, 建立和健全会计档案的立卷、 归档、 保管、 调阅和销毁等管理制度, 切实把会计档案管好。

各单位每年形成的会计档案, 应当由会计机构按照归档要求, 负责整理立卷, 装订成册, 编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由会计机构保管一年, 期满之后, 应当由会计机构编制移交清册, 移交本单位档案机构统一保管; 未设立档案机构的, 应当在会计机构内部指定专人保管。 出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案, 原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的, 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理, 以分清责任。

各单位应当建立健全会计档案查阅、 复制登记制度。 其保存的会计档案不得借出。如有特殊需要, 经本单位负责人批准, 可以提供查阅或者复制, 并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员, 严禁在会计档案上涂画、 拆封和抽换。

会计档案的保管期限分为永久、 定期两类。 定期保管期限分为3年、 5年、 10年、 15年、 25年五类。 会计档案的保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起。

对保管期满的会计档案, 可以按照规定程序予以销毁。

采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案。 具备采用磁带、 磁盘、 光盘、 微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的, 由国务院业务主管部门统一规定, 并报财政部、 国家档案局备案。

单位因撤销、 解散、 破产或者其他原因而终止的, 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案, 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管, 法律、 行政法规另有规定的, 从其规定。